Edificio, normatividad e instrumentos archivísticos
El 18 de junio de 2010 el Archivo Institucional del Tribunal Electoral cumplió un año de haber iniciado operaciones en un edificio propio, contando con la normatividad e instrumentos archivísticos fundamentales para la organización y preservación documental.
Para la operación del Archivo Institucional se cuenta con el Sistema de Administración del Archivo Institucional (SADAI), aplicación informática integral para el registro, control, consulta, y procesamiento de expedientes y documentos en las tres fases de su ciclo vital. Actualmente cuenta con más de 6,000 registros de expedientes y documentos.
Capacitación
Con el fin de que se cuente con los conocimientos necesarios para llevar a cabo las actividades archivísticas con base en la normatividad aplicable, se han llevado a cabo diversos cursos sobre ”Organización y Descripción del Archivo de trámite”, y “Operación del Sistema de Administración del Archivo institucional (SADAI)”. A la fecha se ha capacitado a 418 funcionarios del Tribunal Electoral, tanto de Sala Superior como de las Salas Regionales.
Transferencias Primarias
Al mes de junio de 2010 se han transferido al Archivo de Concentración un total de 9,364 expedientes contenidos en 946 cajas. De éstos, 3,239 son expedientes jurisdiccionales y 6,025 administrativos.
Visitas al Archivo Institucional
Entre junio de 2009 y junio de 2010, se ha recibido la visita de 283 funcionarios y estudiantes de diversas instituciones, entre las que se encuentran: profesores y alumnos de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía; titulares de los archivos judiciales del Poder Judicial de la Federación; funcionarios de la Universidad Autónoma Metropolitana; así como, de manera destacada, el especialista Didier Grange, Secretario General Adjunto del Consejo Internacional de Archivos y de funcionarios del Tribunal de lo Contencioso Electoral de Ecuador, entre otros.
Reconocimiento
Es satisfactorio para los archivistas de este Tribunal Electoral, reconocer que en este primer año de operación del Archivo Institucional se ha logrado un gran avance en el entendimiento y comprensión de la importancia del trabajo archivístico para la institución. El correcto tratamiento de la documentación está en marcha y en su transcurso se van manifestando los resultados de una mejor organización, descripción y conservación de los documentos que produce y recibe nuestra Institución.
Muy importante es reconocer que los avances logrados en materia archivística han sido posibles gracias al interés y participación del personal de cada una de las unidades, pero en especial gracias al respaldo de nuestras autoridades, en particular al apoyo e impulso que le ha dado a los archivos la Magistrada Presidenta de este Tribunal.
El 11 de abril 2008 el IFAI, IFE y TEPJF organizaron el Foro de Partidos Políticos, Instituciones Electorales y Transparencia, llevado a cabo en el Auditorio “José Luís de la Peza” del TEPJF; con la idea de intercambiar diferentes puntos de vista sobre las demandas que plantea el artículo 6° constitucional y esta es una breve reseña del evento, cuyas ponencias fueron publicadas por el IFAI ese mismo año, en el mes de diciembre.