El Programa de Organización y Administración de Archivos (PROAA) del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación se concibió por primera vez en el año 2005. Para impulsarlo se conformó un Grupo de Trabajo Coordinador, integrado por los titulares de la entonces Coordinación de Documentación y Apoyo Técnico, la Subsecretaría General de Acuerdos, la Unidad de Enlace y Transparencia y la extinta Unidad de Control de Gestión Administrativa. El principal objetivo de este Grupo fue Conformar el Archivo Institucional, a fin de organizar, conservar y preservar la memoria documental del Tribunal Electoral, tanto de la documentación administrativa como jurisdiccional. Entre otras acciones, el Grupo de referencia propuso la elaboración de lineamientos internos para la adecuada administración de la documentación institucional y coadyuvar a la asignación de un espacio que reuniera las condiciones necesarias para resguardar, conservar y administrar los archivos tanto jurisdiccional como administrativo. Asimismo, en cumplimiento a las obligaciones de transparencia, se expidió un nuevo Acuerdo en la materia en el que se incorporó un capítulo sobre la Administración del Archivo Institucional, en él se establecen los principios rectores para el tratamiento de los archivos, asegurando que el Archivo Institucional se organice, describa y conserve mediante la atención de principios, metodología y estándares internacionales en el campo de la archivística y con apoyo de las tecnologías de la información. Igualmente se especifica que la organización del Archivo Institucional se llevará a cabo conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística, asegurando la disponibilidad, localización expedita e integridad de los documentos. En octubre de 2007 se inicia la construcción del edificio del Archivo Institucional con el fin de garantizar el resguardo y custodia de los fondos documentales que genere o reciba este órgano jurisdiccional en el ejercicio de sus funciones y atribuciones. Al planear la construcción del Archivo Institucional se consideraron una serie de aspectos; la ubicación geográfica, la concepción de los diferentes espacios según su uso, los materiales de construcción, el mobiliario, los controles ambientales y la seguridad.
El 18 de junio del 2009 tuvo verificativo la inauguración del Archivo Institucional, encabezada por la Magistrada Presidenta del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, María del Carmen Alanis Figueroa, y el Ministro Presidente de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, Guillermo Ortiz Mayagoitia, con la presencia de Magistrados de la Sala Superior, altos funcionarios del Consejo de la Judicatura Federal, del Instituto Federal Electoral, del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo-México, del Archivo General de la Nación, de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía y del propio Tribunal.
Conformación del Archivo Institucional
El Archivo Institucional del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación se integra con el Archivo Jurisdiccional y el Archivo Administrativo. Ambos se dividen, de acuerdo a su ciclo de vida, en Archivo de Trámite, Archivo de Concentración y Archivo Histórico. Forman parte del Archivo Institucional todos los documentos de archivo de cualquier época y en cualquier soporte, que las Unidades generen o reciban en el ejercicio de sus funciones y atribuciones. Su organización, descripción y conservación se lleva a cabo conforme a la metodología archivística, la normatividad nacional aplicable y los estándares internacionales en la materia. Las Unidades a través de sus titulares y de los servidores públicos responsables del Archivo de Trámite, participan en la elaboración y actualización de los instrumentos de consulta y control archivístico, organizan los expedientes de su competencia, con base en el Cuadro General de Clasificación Archivística, coordinan la elaboración de los inventarios documentales, realizan las transferencias primarias y solicitan en préstamo los expedientes al Archivo de Concentración, para atender las funciones, responsabilidades o requerimientos de su Unidad, entre otras funciones.
El Archivo de Concentración se encarga entre otras actividades, de asesorar a las Unidades en el proceso de Transferencia Primaria de los expedientes que hayan cumplido su tiempo de guarda en el Archivo de Trámite; recibir la documentación semiactiva para su resguardo y custodia y conservarla precautoriamente hasta cumplir su tiempo de guarda; realizar, en coordinación con el área generadora, la valoración secundaria de los expedientes que cumplieron su plazo de conservación en este Archivo y elaborar el programa de transferencias secundarias al Archivo Histórico, así como elaborar los inventarios de baja documental. Cabe destacar que las actividades en comentario se realizan con base en el Catálogo de Disposición Documental.
Por su parte, el Archivo Histórico tiene a su cargo, entre otras actividades, recibir, cotejar, integrar y conservar la documentación con valor histórico que le remita el Archivo de Concentración; organizar y describir la documentación bajo su resguardo, desarrollando los respectivos instrumentos de consulta que permitan su localización expedita y mejor aprovechamiento; desarrollar el programa de conservación documental de la memoria institucional; llevar a cabo un programa para el respaldo digital de la documentación del Archivo Histórico y proporcionar a todo el público el servicio de consulta de la documentación que se encuentre en él. Por lo anterior expuesto, se puede asegurar que el Tribunal Electoral cuenta con un sistema integral de archivos, en virtud de que registra, controla y da seguimiento a toda la documentación que produce o recibe en cumplimiento de sus funciones y atribuciones.
EDIFICIO, ESTANTERÍA Y SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
Edificio
El edificio está construido en dos plantas, en las que se resguardan los archivos de Concentración e Histórico. El área total suma 908 m2. y tiene una capacidad de carga viva en la planta baja de 2.91 toneladas por metro cuadrado y en la planta alta de 1.25 toneladas por metro cuadrado.
Las condiciones ambientales son controladas, ya que cuenta con regulación de temperatura y humedad relativa, con lo que es posible mantener los rangos recomendables en cada caso, que son de 18 a 21 grados centígrados el primero y de 45 a 55 % el segundo. La iluminación es a través de censores de movimiento y cuenta con sistema contra incendios mediante gas FM200. Cuenta también con un área de procesos técnicos, en donde previamente a su ingreso al Archivo de Concentración, se lleva a cabo la recepción y cotejo documental, la desinfección cuando es el caso y la estabilización de la documentación que ingresará a la estantería. Asimismo cuenta con área de consulta, área de oficinas y montacargas que permite trasladar la documentación del Archivo de Concentración al Histórico previa valoración.
Estantería móvil, deslizable automatizada
Para contender con el rápido crecimiento documental y para la óptima ocupación de los espacios disponibles, el edificio se equipó con estantería de alta densidad de almacenamiento, que opera a través de un sistema automatizado. Mediante este sistema es posible configurar la operación de la estantería de acuerdo a las características y necesidades específicas del archivo, por ejemplo, se puede programar el movimiento automático nocturno de carros, su velocidad de desplazamiento y el ancho de los pasillos, entre otras funcionalidades. Cuenta también con pantallas táctiles a través de las cuales se controlan a distancia la apertura y cierre de pasillos y se supervisa la correcta funcionalidad de la estantería móvil.
Para salvaguardar la integridad tanto de personas como de objetos, cuenta con un mecanismo a base de sensores infrarrojos y fotoeléctricos ubicados a lo largo de los carros, que hacen detener el movimiento del carro si una persona u objeto está en el pasillo; asimismo. Igualmente cuenta con un sistema antivuelco que impide cualquier posibilidad de caída o movimiento abrupto.
La estantería para los archivos de Concentración e Histórico tiene una capacidad total de almacenamiento para 19,530 cajas de archivo, de medidas: 35 cm. de frente, 30 cm. de altura y 41 cm. de profundidad. Lo anterior equivale a cerca de 8,000 metros lineales de documentos, proyectados para su ocupación total en un periodo de 20 años.
Cabe destacar que la estantería móvil tiene ventajas sobre la fija, ya que permite duplicar la capacidad de almacenamiento, en tanto que si se instalara estantería fija cabrían únicamente 9,765 cajas.
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL (SADAI)
El Sistema de Administración del Archivo Institucional (SADAI), es un programa de cómputo que administra de manera automática todos los procesos del archivo, llevando el control de cada una de las fases de la gestión archivística.
Es congruente con la Norma Internacional de Descripción Archivística (ISAD-G) y con la Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias (ISAAR-CPF). Su operación permite la descripción multinivel por fondo, sección, subsección, serie, subserie, unidad documental compuesta (expediente) y unidad documental simple (documento). Toma en cuenta el ciclo vital de la documentación y se basa, para la organización documental, en el Cuadro General de Clasificación Archivística y en el Catálogo de Disposición Documental.
Asimismo, a través de él se puede llevar el control de los préstamos de expedientes a las unidades generadoras y de la consulta en sala de la documentación histórica. Además de atender la normatividad nacional e internacional en materia de archivos, el Sistema de Administración del Archivo Institucional se diseñó con base en las necesidades y requerimientos del propio Tribunal Electoral, por lo que ofrece la posibilidad de registrar tanto expedientes administrativos como jurisdiccionales.
