LA INFORMACION ES PODER

“Organizar para preservar la memoria institucional”

En el marco de la inauguración de las Instalaciones del Archivo Institucional, se llevó a cabo la Jornada Archivística denominada “Organizar para preservar la memoria institucional”, con la participación como ponentes del Mtro. Gustavo Villanueva Bazán, la Dra. Isabel Davara F. de Marcos y el Mtro. Álvaro Arias Cruz, logrando conjuntar una asistencia de más de 250 personas, entre los cuales se encontraban autoridades de la Administración Pública Federal y de instituciones de educación de nivel superior que fungen como Coordinadores de Archivos

Cabe resaltar, que en las tres mesas se expresó la importancia que tienen los archivos para cumplir en tiempo y forma con la transparencia, el acceso a la información y la rendición de cuentas, por lo que se concluyó lo siguiente:

Con la finalidad de cumplir con los objetivos institucionales, es necesario que se apliquen las herramientas tecnológicas que ofrece la modernidad. De igual forma, para facilitar el registro, control y seguimiento del flujo documental, resulta indispensable utilizar los avances informáticos.

En la actualidad, donde la dinámica laboral requiere de un flujo documental más ágil, generando documentos en soporte electrónico, se deben tomar en cuenta las implicaciones jurídicas, como la Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, la Protección de datos personales, así como la seguridad y validez jurídica. En estos días de la “sociedad de la información”, resulta importante considerar al documento digitalizado con características suficientes para tomarlo como original y por consecuencia con carácter probatorio.

Es entonces que para asegurar la conservación de la documentación en soporte electrónico, resulta indispensable efectuar la migración de la documentación, a medida que evolucione la tecnología. Se hizo hincapié en que para realizar el efectivo manejo de los archivos electrónicos, se deben considerar las funciones de la unidad generadora y contenidos de los documentos físicos o electrónicos, asimismo valorar todas las posibles implicaciones jurídicas antes de decidir su destrucción.

En cuanto a la gestión de la información, los documentos constituyen la base de la capacidad de todo gobierno para prestar servicios a sus ciudadanos/as, donde la información es la base sobre la cual descansan todas las decisiones gubernamentales que permiten elevar el nivel de calidad en la asistencia que proporciona el gobierno.

Es así que se cumple con su obligación de rendir cuentas, a través de la correcta organización de los archivos gubernamentales, que permiten que la búsqueda, localización y consulta resulte pronta y expedita, logrando que las respuestas de solicitud de información se realicen en tiempo y forma.

Por último se dijo que la memoria institucional es la propia radiografía de la entidad donde existe evidencia de cada uno de sus procesos, generando un conocimiento colectivo, lo que la convierte en única e irrepetible.

Si desea consultar las presentaciones completas:
Archivos Electrónicos, Dra Isabel Davara
Jornada Archivística, Mtro. Alvaro Arias